Ricezione documenti Agyo/TS Digital

Importazione documenti Agyo

Associazione e recupero dati da doc. origine
Associazione del documento origine
L’obiettivo è quello di permettere, in fase di importazione del documento, l’associazione semi manuale al documento di origine.
Nella griglia di testata va aggiunto un pulsante, che se premuto, permetta di richiamare una schermata di recupero delle righe del documento origine alle quali le righe documento che si sta importando sono riferite.
Nella griglia del corpo va aggiunto un pulsante, che se premuto, permetta di richiamare una schermata di recupero della riga del documento origine alla quale la riga documento che si sta importando è riferita.
La funzione può essere utilizzata sia per associare righe non collegate in automatico, sia per modificare l’associazione proposta.
La nuova funzione, all’avvio, presenta già una coppia di griglie popolate. Quella in alto con l’elenco delle righe fattura da importare, e alle quali collegare il documento di origine. Essa sarà mono riga se la funzione è stata richiamata a livello di corpo, e multi riga se a livello di testata. La griglia in basso invece
contiene, per ciascuna riga della griglia superiore, l’elenco delle righe documento di origine potenzialmente abbinabili. A livello di testata esse vanno filtrate per fornitore e per documento. I documenti visualizzati devono essere solo quelli facenti riferimento ad un modello di trasformazione attivo per l’azienda che preveda la generazione del documento di destinazione che si sta importando. A livello di corpo invece per tipo riga e articolo/variante o spesa. L'associazione è consentita anche per gli articoli manuali. Attraverso il pulsante PARAMETRI si accede ad una schermata di filtri aggiuntivi. Alla pressione del pulsante CONFERMA, il programma restituisce al chiamante, per ciascuna riga, il collegamento puntuale al documento di origine.
Recupero dati da documento origine
Dal documento di origine collegato, a prescindere che provenga da associazione automatica o manuale, vengono recuperate le seguenti informazioni:
- Deposito e sede.
- Flag di esclusione stampa.
- CIG/CUP/Ufficio di testata.
- Stagione (Fashion).
- Progetti e commesse.
- Contropartita contabile.
- Date di competenza.
- Contabilità analitica.
- Quantità e valori liberi.
- Campi personalizzati di testata e corpo.
Inoltre il tracciato è predisposto per ereditare gli attributi estesi di testata riferiti al documento di origine.

Codifica dell'articolo fornitore in fase di verifica e importazione documento
Se nel file XML il fornitore ha utilizzato la propria codifica degli articoli, nel caso in cui non sia già impostato il collegamento al codice articolo interno attraverso il codice articolo fornitore, il programma non riesce ovviamente a recuperare il codice articolo, e quindi non può far altro che lasciarlo vuoto impostando come tipo riga "Articolo manuale". L'utente ha però facoltà di selezionare attraverso la ricerca il codice articolo corretto. Se lo fa, il tipo riga cambia automaticamente in "Articolo" e si attiva un pulsante a forma di dischetto di salvataggio che consente di memorizzare in maniera istantanea l'associazione tra articolo fornitore e articolo interno. In questo modo, all'importazione del prossimo documento contenente quel codice, il programma sarà in grado di riconoscere in maniera automatica il codice articolo interno corrispondente.

Controllo del prezzo netto di riga con il doc. di riferimento
In aggiunta al già esistente controllo di congruenza del prezzo lordo + sconti + maggiorazioni tra il documento che si sta importando e il documento di origine di riferimento, è stato previsto anche il controllo sul prezzo netto, il quale probabilmente risulta più idoneo del precedente, poiché non è detto che il fornitore abbia impostato la scontistica nello stesso modo.
L'errore, al pari del precedente, è di tipo non bloccante (pallino color arancio).
Volendo, attraverso il programma "Configurazione Agyo ciclo passivo", pulsante "Gestione errori", si può decidere di disabilitare uno dei due errori tra prezzo lordo e prezzo netto, a seconda della preferenza, in modo da non fare uscire sempre un errore doppio relativo alla medesima anomalia.

Controllo prezzi per DdT di versamento c/lavoro
In conformità alle logiche del gestionale, vedasi trasformazione documenti e flusso grafico, nel caso in cui il documento di origine sia di tipo DdT di versamento c/lavoro passivo, il prezzo da recuperare non è quello della riga documento ma viene calcolato dalla somma dei prezzi delle fasi di lavorazione corrispondenti.

Invio Autofatture
E' stata implementata la generazione e l'invio del file XML per documenti di tipo Autofattura.
Nel dettaglio è stata attivata la possibilità di inviare
a. Autofatture emesse per conto del fornitore in caso di omessa fatturazione
b. Autofatture emesse per autoconsumo e cessione di merce in omaggio (fatturazione al lordo degli omaggi)
c. Autofatture emesse in nome e per conto del fornitore (es. fatturazione da parte dei soci di cooperative)
I documenti della categoria (a.) sono documenti fornitore e vengono identificati dal tipo documento 19, sottotipo 4.
I documenti della categoria (b.) sono documenti cliente (fatturazione a se stessa da parte dell'azienda emittente) e vengono identificati dal tipo documento 19, sottotipi 2 e 3.
I documenti della categoria (c.) sono documenti fornitore e vengono identificati nei tipi 19, sottotipi 1 e 5 e tipo 39, sottotipi 1 e 2.
Le autofatture delle tipologie (a.) e (c.) sono documenti di tipo fornitore e possono essere inviati ad Agyo/SDI previa attivazione del fornitore nella console "Configurazione Agyo ciclo attivo".
I documenti di tipo autofattura, ricevuti da Agyo, vengono rimessi a disposizione dell'azienda emittente tra le fatture ricevute (essendo documenti emessi dall'azienda ed alla stessa destinati).
Quando la console di "Importazione documenti Agyo" scarica una fattura XML emessa dall'azienda stessa a titolo di autofattura, la funzione di controllo riconosce la situazione e la evidenzia con una diversa icona nella colonna contenente i semafori arancio, verde, rosso.
Il documento autofattura così riconosciuto non può essere importato (essendo stato già contabilizzato) e può solamente essere spostato nella cartella
archiviazione con il pulsante "Archivia".

Recupero condizione di pagamento da doc. origine e modifica manuale
La condizione di pagamento viene recuperata dal documento di origine, se presente. In caso di più documenti di origine collegati, prevale quella del primo. In seconda istanza, ovvero se non vi sono riferimenti a documenti di origine, essa viene valorizzata a partire dal default presente nell'anagrafica del fornitore. Il tutto, fermo restando la possibilità fornita all'utente di modificarla in maniera manuale, attraverso l'apposita campo di lookup collocato a destra della colonna "Pagamento".

Revisione layout griglie
Tutte le griglie sono state riviste sia da un punto di vista formale che di contenuti. Sono state corrette alcune inesattezze nella formattazione di date e numeri.
Nella griglia iniziale è stato aggiunto il fornitore e il codice del documento importato. L'ordinamento, è rimasto per "Data consegna SDI", ascendente. Alcune colonne sono state impostate come non visibili, ma si possono ripristinare attraverso "Gestione layout".
Le tre griglie della schermata di importazione sono state ottimizzate e ridisegnate quasi completamente. A livello di corpo è stata aggiunta la variante articolo, comprensiva di pulsante di ricerca, e la lookup sul codice spesa.

Scelta documento, sezionale, deposito e sede
In fase di importazione del documento, nella schermata di controllo e validazione dati, è stata abilitata la possibilità da parte dell'utente di poter modificare il codice documento, il sezionale, il deposito e la sede, rispetto a quelli proposti dal programma.
Nella griglia in alto, facente riferimento alla testata del documento da importare, sono stati resi disponibili gli appositi campi di lookup.
In quella in base, relativa al corpo del documento, è stato aggiunto il deposito in quanto esso può essere valorizzato in maniera diversa rispetto alla testata.
codice documento, che viene proposto attraverso la decodifica del tipo documento e del tipo caratteristica presenti nel file XML, può essere cambiato dall'utente, selezionando dall'elenco una delle voci proposte, recuperate dai documenti fornitore attivi per l'azienda, di tipo fattura, nota credito, nota debito e nota variazione.
Il sezionale viene inizialmente valorizzato attraverso quello di default del documento da importare, ma può essere sostituito con un altro a piacimento.
Il deposito, anch'esso proposto a partire dalla personalizzazione documenti, se cambiato a livello di testata viene replicato su tutte le righe di corpo che non hanno un documento origine associato, poiché in tal caso è il deposito del documento di origine ad avere prevalenza. Agendo sul campo specifico della griglia di corpo si può invece modificare il deposito per la singola riga.
La sede, se gestita dall'azienda, viene proposta a partire dall'anagrafica del fornitore, se valorizzata. Diversamente nel caso si voglia impostare, va fatto in maniera esplicita da parte dell'utente. La modifica ha effetto sia a livello di testata che di corpo.

Data competenza IVA
Nella schermata di importazione documenti, in particolare nella griglia di testata relativa al documento che si sta importando, è stata aggiunta la colonna "Data comp.", che consente all'utente di impostare una data competenza IVA diversa dalla data di registrazione del documento, che è sempre quella del giorno. Se la data competenza non viene impostata, vale come prima la data di registrazione.

Eliminato il limite di 20 fatture presente nella funzione "Recupera fatture Agyo"
La funzione "Recupera fatture Agyo" che consente di recuperare le fatture arrivate ad Agyo ed in attesa di essere scaricate su Alyante/Enterprise, era limita alle ultime venti fatture disponibili, quindi se non si procedeva al download delle fatture non si riuscivano a vedere quelle eccedenti le ultime venti fatture. Da questa versione la limitazione è stata tolta e quindi saranno visibili e disponibili al download tutte le
fatture nello stato "A_DISPOSIZIONE" cioè quelle arrivate su Agyo e non ancora scaricate.

Importazione diretta in contabilità
Nel momento in cui viene premuto il pulsante IMPORTA, o la colonna DETTAGLI della griglia, il programma, se agganciato il tracciato di importazione di tipo "Tracciato Co.Ge. da tabella" lanciare una nuova form, simile a quella di importazione documenti ma con il riepilogo per aliquota IVA al posto del dettaglio articoli.
Lo stesso concetto si applica alla funzione CONTROLLA DATI, la quale, se il tracciato è quello contabile, deve far scattare i controlli appositi, derivanti dal programma di importazione dedicato.
La griglia di testata riporta la causale recuperata dalla configurazione, che può comunque essere modificata dall'utente, scegliendo tra quelle del tipo registro acquisti. La descrizione aggiuntiva può essere impostata liberamente. La data competenza IVA, se non impostata, coincide con quella di registrazione, ovvero la data del giorno. Il sezionale invece viene recuperato dalla proposta sezionali per causale, se presente. E' comunque anch'esso modificabile manualmente, al pari della sede.
La griglia di dettaglio, come detto, contiene una riga per ciascuna aliquota della fattura. Il conto contabile viene recuperato in automatico, in prima battuta dall'anagrafica fornitore e se non presente dalla proposta conti. E' possibile comunque modificarlo manualmente per la singola riga attraverso la lookup. Invece, il pulsante alla sua destra serve a propagare il conto corrispondente su tutte le righe della griglia. L'utente può cambiare il codice IVA, recuperato in automatico dall'aliquota o dalla transcodifica delle esenzioni, ma soltanto scegliendo tra codici con stessa aliquota di quella di origine. Inoltre, si possono impostare manualmente la sede, le date di inizio e fine competenza, e la descrizione aggiuntiva.
Una volta effettuata l'importazione, nella schermata iniziale, nella colonna "Cod. documento" appare la causale contabile della registrazione, insieme a tutti gli altri dati quali data, numero e sezionale.
Attraverso il pulsante GESTIONE DOC. viene richiamata, in questi casi, la schermata della prima nota relativa alla registrazione corrispondente.

Importazione documenti Agyo
Prevista la distinzione delle maiuscole/minuscole per identificare i files delle fatture elettroniche scaricate da Agyo
Il nome del file delle fatture elettroniche prevede una parte variabile di cinque caratteri che viene usata come progressivo all'interno della stessa partita iva o codice fiscale per identificare, in maniera
univoca, le diverse fatture. Questi cinque caratteri possono essere rappresentati da cifre o lettere sia minuscole che maiuscole. Nell'esempio seguente i files pur essendo diversi (solo per le
maiuscole/minuscole) sono indistinguibili per il programma:
IT01641790702_a1p7Q.xml.p7m
IT01641790702_a1P7q.xml.p7m.
In realtà anche per i sistemi operativi Windows i files sono indistinguibili, per cui il secondo sovrascriverà il primo.
Per rendere distinguibili i files, nel momento in cui sono scaricati nell'apposita cartella configurata nel programma "Configurazione Agyo ciclo passivo", vengono salvati anteponendo al nome del file
l'hubid di Agyo, per cui, nell'esempio, i due file precedenti sarebbero salvati come:
cfee898c-74d7-4a2f-9a5e-c87ea78210e4_IT01641790702_a1p7Q.xml.p7m
eb710922-a952-4e6b-8b02-128198e5de88_IT01641790702_a1P7q.xml.p7m.
Nel programma "Importazione documenti Agyo" i nomi dei files risulteranno visibili senza la parte iniziale ma con il nome originale, cioè con la distinzione tra maiuscole e minuscole.
I files XML scaricati nella cartella di appoggio prima della presente versione resteranno invariati.

Recupero manuale fatture già scaricate
Nella schermata di recupero fatture da Agyo, è stato aggiunto, in basso a sinistra, il pulsante "Recupero manuale". Esso consente, una volta indicato l'ID Agyo, anche denominato HubID, di andare a
reperire anche i documenti che non si trovano nello stato A_DISPOSIZIONE, e che quindi compaiono automaticamente nella lista di quelli da scaricare. Questo perché magari in Agyo è stata effettuata
l'azione di presa visione fatture, oppure per qualche motivo il download è andato in errore risultando di fatto incompleto.
In Agyo, l'ID è reperibile tra i dettagli della fattura, anche attraverso il Copia&Incolla. Quindi, una volta indicato l'ID e premuto "Conferma", il documento corrispondente viene caricato in lista e già marcato come da scaricare. Invece, se l'ID specificato non esiste oppure se è già presente in lista, il programma non esegue alcuna operazione.
Si può richiamare la funzione di "Recupero manuale" più volte, in modo da caricare in griglia tutti i documenti necessari prima di procedere al download. Se si chiude la finestra senza fare il download
però queste righe vengono perse, in quanto il programma all'avvio ricarica la griglia con i soli documenti in stato A_DISPOSIZIONE.

Associazione documenti origine anche per righe con articolo e spesa non corrispondenti
La funzione di associazione manuale ai documenti di origine è stata modificata con l'aggiunta del parametro "Elabora anche le righe con tipo, articolo e spesa non corrispondenti". Esso, se impostato, consente di recuperare anche le righe dei documenti di origine che non coincidono con la riga delle fattura che si sta importando, in termini di tipo riga, articolo, variante e spesa. Questo consente, ad esempio, di attribuire con facilità a righe di tipo articolo manuale l'associazione con una riga di tipo articolo del documento di origine, senza necessariamente valorizzare a priori l'articolo nella schermata principale. In questo modo, il documento che si sta importando recupera automaticamente le informazioni di tipo riga, articolo, variante e spesa dal documento di origine collegato.
Nella griglia di corpo della schermata di associazione sono stati aggiunti, anche se non visibile di default, i campi tipo riga, articolo, variante, descrizione e spesa, relativi al documento di origine, in modo da poterli confrontare con quelli del documento che si sta importando.

Data di registrazione manuale
Nella schermata di importazione, sia documenti che prima nota, nella griglia di testata è stata aggiunta la data di registrazione, colonna "Data reg.". Quindi ora essa può essere impostata manualmente, a patto che non sia inferiore alla data di consegna SDI.

Importazione documenti Agyo
Se abilitati gli uffici per utente, il programma ora presenta solo i documenti destinati agli uffici attivi per l'utente che sta eseguendo la funzione, in modo da canalizzare la fatture all'interno dell'azienda.
Anche la schermata di recupero fatture da Agyo segue la stessa logica, permettendo quindi di scaricare solo le fatture destinate agli uffici di propria competenza.

Importazione in contabilità, suddivisione indici
Viene ora recuperato il valore del campo TP (Suddivisione indici) dal piano dei conti e memorizzato nella registrazione contabile.

IVA indetraibile
Il programma di importazione diretta in contabilità gestisce ora correttamente l'Iva non detraibile. Per fare ciò, nella griglia di corpo è stata aggiunta la colonna "Indetraibile", che viene opportunamente valorizzata a seconda della percentuale di indetraibilità del codice Iva utilizzato.

Modifica tipo riga in "Articolo manuale"
Nella griglia di corpo è stato aggiunto il pulsante "X" che consente di passare a tipo riga "Articolo manuale", cosa che finora non era possibile una volta attribuito il tipo riga "Articolo" o "Spesa".

Recupero e scelta fornitore
Il recupero del fornitore viene ora effettuato anche per codice fiscale, oltre che per partita iva.
Inoltre, è stata fornita la possibilità di scegliere manualmente il fornitore, permettendo tra le altre cose di risolvere l'errore di codici multipli associati alla partita iva/codice fiscale. Per fare ciò, è stato aggiunto il pulsante di lookup in corrispondenza del campo "Cod. fornitore", nella griglia di testata del programma di importazione documenti e prima nota. Se viene indicato un fornitore in maniera manuale, esso viene memorizzato e il recupero automatico per quella fattura non scatta più neanche in elaborazione successive.
Nel caso in cui venga cambiato il fornitore attraverso il pulsante descritto sopra, viene effettuato il recupero di tutte le informazioni ad esso collegate. In particolare, per l'importazione documenti: condizione di pagamento, sede, articoli di magazzino a partire dagli articoli fornitori, documenti di origine collegati. Mentre, per l'importazione prima nota: condizione di pagamento, sede, conti contabili.

Visualizzazione allegati fatture importate da Agyo
Se il file XML contiene più di un allegato, selezionando nella griglia d’importazione documenti Agyo l’icona dell’allegato, si apre la relativa form per poter selezionare quale file aprire.

Codice IVA/esenzione di testata
Il codice IVA/esenzione di testata viene ora recuperato in prima istanza dall'eventuale documento di origine collegato, e in seconda battuta dall'anagrafica del fornitore. L'utente lo può comunque modificare attraverso il pulsante di lookup o rimuovere tramite il pulsante alla sua destra.

Collegamento a gestione doc. origine
In corrispondenza del campo "Numero documento origine" è stato attivato un hyperlink che consente di chiamare in gestione il documento di riferimento abbinato a ciascuna riga fattura. In questo modo, prima di procedere all'importazione, si possono verificare e/o modificare con facilità informazioni quali le contropartite contabili e tutto ciò che viene recuperato appunto dal documento di origine.

Import massivo fatture
Implementata la possibilità di selezionare ed importare più righe, contemporaneamente ed in automatico, ovvero senza l'apertura della maschera dei dettagli, attraverso il pulsante "Importa auto", mentre, il pulsante "Importa" rimane come funzione per importare la singola riga.
Sostanzialmente, se non viene apposto alcun flag nella colonna "Sel." il programma lavorerà come sempre fatto, se si deciderà, invece, di selezionare tutte o più righe, il programma consentirà di eseguire:
- controllo massivo dei dati: le singole righe riporteranno le icone colorate in funzione dell'esito del controllo, ma non sarà aperta la maschera di dettaglio che mostra gli errori.
- importazione massiva delle fatture, tramite il pulsante "Importa auto" che esegue, implicitamente, la funzione di controllo dati su tutte le righe selezionate: se l'esito della verifica è positivo (colore verde) e tutti i controlli sono stati superati, il programma procede all'importazione massiva di tali documenti. Se il controllo dati non ha dato esito positivo (colori arancio - rosso), poniamo per due righe, l'importazione di questi documenti non avviene ma, diversamente dall'utilizzo di questo pulsante per importare una singola riga, non si verifica l'apertura automatica dell'anteprima dei dettagli, ed il programma scarta automaticamente le righe che non abbiano superato i controlli, senza alcun messaggio di warning.
- archiviazione massiva delle fatture tra privati (FEPR) che siano state già importate, con messaggio di warning per ciascuna fattura che non sia stata importata o che presenti una qualche anomalia. E' possibile eseguirla anche in successione all'importazione massiva poiché il flag nella colonna "Sel." non è rimosso in conseguenza dell'importazione eludendo dunque la ricerca e la nuova selezione.
- accettazione o rifiuto massivo delle fatture dirette alla pubblica amministrazione (FEPA), in luogo dell'archiviazione.
- archiviazione delle autofatture, possibile con la selezione del pulsante "Archivia autofatture", che riconosce ed archivia automaticamente le autofatture, evitando inutili passaggi [Selezione di tutte le fatture, controllo dati, selezione delle singole autofatture (riconoscibili dalla diversa iconcina), archiviazione].
La "Gestione doc." non sarà attiva e per accedere ad essa sarà necessario deselezionare i flags della colonna "Sel" (E' tollerato un unico flag). Se il codice documento configurato per l’importazione prevede la registrazione dei dati contabili, si otterranno automaticamente anche la rilevazione della registrazione contabile con annessi estratto conto e portafoglio.

Importazione in Co.Ge. con reverse charge
Nella griglia di testata è stato aggiunto il campo "Sezionale autofattura". Esso viene valorizzato di pari passo con il sezionale documento, ma solo se la causale contabile prevede la registrazione dell'autofattura, come per il reverse charge. L'utente può comunque modificarne il valore tramite l'apposita lookup, oppure rimuoverlo nel caso in cui non voglia registrare l'autofattura anche se la causale lo prevede.
A livello di corpo, la lookup sul codice Iva consente ora di selezionare codici con aliquota Iva differente rispetto a quella di origine, come accade per il reverse charge dove tipicamente si passa da un non imponibile presente nella fattura elettronica ad un imponibile necessario per la registrazione contabile, con conseguente autofattura. In questo caso anche il totale documento viene ricalcolato, in quanto ad esso va sommata l'imposta che ne è scaturita.

Stampa PDF
E' stato aggiunto il pulsante "Stampa" per convertire in PDF quanto visualizzato nel riquadro di anteprima.
Il PDF generato verrà mostrato nel browser di default configurato sul sistema.

Storno documenti da evadere a valore
L'importazione fatture è ora in grado di riconoscere se il documento di origine è da evadere a valore, e comportarsi quindi di conseguenza, andando a stornare il valore anziché la quantità.
Tra l'altro, nella griglia di corpo è stato aggiunto il campo "Importo" che permette di visualizzare in anteprima quale sarà il valore da evadere.

Visualizzazione anteprima file XML in formato "AssoInvoice"
E' stata aggiunta la possibilità di visualizzare l'anteprima del file XML nel formato "Assoinvoice".
Alla maschera di importazione è stato aggiunto un combo che consente di scegliere se visualizzare l'anteprima del file in formato AdE (selezionare "Anteprima AdE") oppure in formato AssoInvoice (selezionare "Anteprima AssoInvoice").
Con il click del pulsante destro del mouse è possibile scegliere, dal menù contestuale dell'area di visualizzazione della fattura, di produrre la stampa dell'una o dell'altra visualizzazione.

Attivato il controllo del segno degli importi sulle note credito/debito

L'AdE ha precisato che le note credito/debito anche se contengono importi negativi sono da considerarsi positive.

Nell'importazione di note credito/debito viene analizzato il castelletto IVA per cui se il tipo documento nell'XML rappresenta una nota credito/debito, se il castelletto IVA ha tutti gli imponibili negativi, allora il totale documento, il prezzo netto/lordo e per l'import in COGE l'imponibile/imposta del castelletto IVA sono invertiti di segno. Sono quindi importabili anche i documenti con righe positive/negative perchè invertendo i prezzi si otterrà un documento complessivamente positivo pur in presenza di righe negative.

Nel caso invece il castelletto IVA contenga sia righe con imponibile positivo sia righe con imponibile negativo, non sarà intrapresa nessuna azione importando il documento con il segno presente nel file XML.

Le note credito/debito sono riconosciute con il tipo documento SDI TD04/TD05 (tag [2.1.1.1] - TipoDocumento).

Per maggiori dettagli sul ciclo attivo si vedano le note sullo stesso argomento per il programma "Spedizione e monitoraggio TS Digital".

Recuperata la parte più significativa del numero documento origine quando superiore a 15 caratteri

Il tracciato della fattura elettronica prevede la trasmissione del numero documento della fattura con una dimensione fino a 20 caratteri. In Alyante è possibile memorizzare al massimo 15 caratteri (nel campo numero documento origine). Nella griglia di importazione delle fatture da TS Digital il numero documento è visibile nella sua interezza, mentre importando un documento o una registrazione di CoGe, se il numero è più lungo di 15 caratteri, al fine di memorizzare la parte più significativa del numero, saranno importati i primi 15 caratteri a partire da destra.