Dematerializzazione e conservazione digitale dei documenti
Con il Software di Gestione Documentale di TeamSystem vengono digitalizzati tutti i documenti: quelli in entrata, quelli in uscita e quelli che vengono prodotti all’interno dei processi.
Dematerializzare e digitalizzare la gestione documentale significa aumentare la qualità e l’efficienza del lavoro degli operatori. Grazie alla creazione di un archivio centralizzato, ogni documento, che sia scansionato o creato digitalmente, può essere facilmente archiviato in base alla sua tipologia di appartenenza. In questo modo, se si presenta la necessità, il documento è recuperabile e fruibile in modo rapido e intuitivo.
Con DMS e Archiviazione Documentale è possibile, quindi, migliorare la gestione e il controllo di tutti i processi digitali attraverso la fruibilità istantanea di ogni informazione all’interno e all’esterno dell’organizzazione.
Funzioni Principali
- Archiviazione digitale per tipologia di documento
- Conservazione sostitutiva a norma di legge
- Scansione digitale di documenti cartacei
- Creazione di documenti digitali nativi
- Storicizzazione dei documenti archiviati
- Classificazione documentale per una ricerca facile
- Barcode OCR per facilitare riconoscimento
- Protocollo informatico per certificazione
- Workflow grafico con flussi predefiniti
- Notifiche gestite via mail
Punti di Forza
- Applicazione interamente web-based
- Maggiore efficienza nella gestione documentale
- Riduzione dei costi di gestione documentale
- Modulo parametrico e configurabile
- Ricerche immediate a scopo consultativo
- Accessibilità garantita da credenziali di accesso
- Possibilità di creare pacchetti di distribuzione
- Invio delle comunicazioni con canali telematici
- Condivisione unificata con clienti e fornitori
- Possibilità di creare collegamenti tra documenti
Le caratteristiche del software gestione documentale
Nell’attuale contesto digitale la dematerializzazione permette di sostituire i documenti cartacei con i documenti digitali. Utilizzando il software per la gestione documentale TeamSystem ne derivano una migliore gestione dell’archiviazione e della fruibilità documentale, nonché una sensibile riduzione dei costi di gestione.
Cosa significa Trasformazione Digitale?
La trasformazione digitale di TeamSystem DMS consiste nella creazione di un archivio centralizzato che può contenere documenti e informazioni di qualsiasi natura e origine: scansione di documenti cartacei, archiviazione di messaggi di posta elettronica e catalogazione dei documenti generati dall’ERP, digitali dalla nascita.
Come funziona la gestione documentale con TeamSystem?
Il Catalogo definisce la struttura di archiviazione e ogni voce definisce la tipologia documentale, cioè il tipo di documento che viene gestito all’interno dell’applicazione. La Pubblicazione identifica l’unità minima di archiviazione per singola tipologia e utilizza un elenco di informazioni chiamati Attributi per salvare e ricercare poi il documento.
Facciamo un esempio: per archiviare le fatture dei miei clienti definirò nel mio catalogo la tipologia di pubblicazione “Fatture Clienti” e salverò i documenti con le stesse informazioni (attributi) normalmente utilizzati: codice e ragione sociale del cliente, anno e numero fattura.
Quali sono i vantaggi che si ottengono con TeamSystem DMS?
Tramite questa nuova modalità data dal software per la gestione documentale, l’organizzazione aziendale è in grado di trarre vantaggi legati ad una maggior efficienza ottenuta dalla centralizzazione delle informazioni e la loro condivisione e dalla riduzione dei costi diretti (carta e stampa) e indiretti (ore/uomo per archiviare e ricercare). Non solo, ad aumentare è l’efficienza generale dell’intera organizzazione, per una spinta decisiva durante il suo processo di digitalizzazione.