Fino a non molti anni fa, la visione della gestione risorse umane in azienda era abbastanza chiara: parlare di HR voleva dire fare riferimento a delle funzioni precise, dalla selezione alla gestione buste paga. Negli ultimi anni però le imprese più innovative vedono anche qualcos’altro in quella medesima area aziendale, ovvero un tesoro di dati che può essere usato per migliorare sia la gestione stessa delle risorse umane che lo sviluppo del business nel suo complesso. A fare la differenza sono le soluzioni integrate per le risorse umane: vediamo cos’è un sistema HR integrato e quali sono i vantaggi che può garantire all’azienda.
I dati integrati, in breve
Ancora prima di vedere cos’è un sistema HR integrato vale la pena spiegare cosa si intende per dati integrati, o ancora meglio per Data Integration. Questa è la pratica di combinare tra di loro diverse tipologie di dati, normalmente custoditi da software gestionali, database o strumenti differenti. Con il continuo progresso tecnologico, nelle aziende moderne le fonti di dati sono andate aumentando di continuo: integrarli vuol dire metterli a sistema, e quindi a utilizzo del business.
Cos’è un sistema HR integrato?
Un sistema HR integrato è, in estrema sintesi, un sistema in grado di combinare, aggregare e mettere a disposizione dell’azienda dei dati in origine grezzi, provenienti dalle più diverse fonti. Si potrebbe parlare per esempio dei dati relativi a orari, turni, presenze, assenze, buste paghe, prestazioni, monitoraggio dei candidati e via dicendo. Dati che, grezzi e separati, possono fornire all’azienda poche e ovvie informazioni; con un sistema HR integrato è invece possibile portare il data management a un altro livello, permettendo a diversi software e a differenti strumenti di comunicare tra loro, in modo da funzionare armoniosamente e sfruttare al meglio i dati già di per sé a disposizione.
I vantaggi di integrare sistemi HR, formazione e talent
È prima di tutto necessario sottolineare che, per la maggior parte delle aziende, il personale rappresenta non solo il capitale più importante, ma anche il costo maggiore. Già questo punto dovrebbe spingere verso delle soluzioni capaci di massimizzare il valore dei collaboratori; d’altra parte, dallo stesso presupposto nasce spontanea la necessità di aumentare l’efficienza del lavoro, tagliando i costi pur a fronte di performance in aumento.
Vediamo ora i vantaggi per l’azienda di poter contare su un sistema HR integrato.
- Maggiore velocità per i manager: le soluzioni integrate per le risorse umane permettono ai manager di semplificare le attività amministrative quotidiane, potendo contare su strumenti di monitoraggio onnicomprensivi.
- Meno errori: un sistema integrato elimina buona parte delle attività di data-entry, così da ridurre in modo drastico gli errori.
- Informazioni più precise: quando tutti i dati vengono integrati e unificati, è più facile trovare le esatte informazioni ricercate, permettendo così di prendere decisioni veloci, corrette e soprattutto data-driven.
- Employee experience migliore: i collaboratori non addetti alle risorse umane possono a loro volta trarre vantaggio da un sistema HR integrato, che può infatti mettere a loro disposizione una piattaforma unica in cui visualizzare le proprie informazioni personali, in cui contattare l’azienda, chattare con il settore HR e via dicendo.
- Comunicazioni più efficaci: poter avere accesso a un corpus importante di informazioni ordinate e sintetizzate in un’unica piattaforma dà la possibilità di mettere in campo una comunicazione più efficace. Si pensi per esempio all’avvicinarsi della data di consegna di un progetto: potendo accedere a tutti i dati HR integrati con le informazioni di altri fonti, il manager di riferimento può trovare la soluzione ideale per rispettare le tempistiche, attraverso deleghe, aggiunta di personale, cambio dei turni e via dicendo.
- Unica fonte di dati, sempre aggiornata: poter contare su una soluzione integrata per la gestione delle risorse umane vuol dire avere la certezza di avere in azienda una fonte unica di dati HR, sempre aggiornata, così da eliminare a priori il rischio di avere a che fare con errori causati da dati duplicati o datati.
- Maggiore valore al tempo del reparto HR: meno ore dedicate all’inserimento dati, alla correzione di errori, alla ricerca di informazioni archiviate in diversi sistemi, peraltro seguendo modalità potenzialmente differenti. Un sistema HR integrato permette di liberare tempo prezioso nel comparto HR, che può così dedicare una mole maggiore di ore per una migliore gestione delle risorse umane: si parla quindi di migliorare l’engagement, di aumentare la fidelizzazione, di incrementare le performance, di ottimizzare i piani di formazione, di rendere più efficaci i processi di selezione del personale.
- Sinergia tra le diverse aree aziendali: i dati sul personale non sono di valore solo per il reparto HR. Possono infatti essere preziosi anche per l’area aziendale dedicata alla finanza: vediamo come nel prossimo paragrafo.
Un esempio efficace di integrazione dei processi aziendali multidisciplinari in un unico flusso di lavoro è il modulo Onboarding di TeamSystem HR. Questo modulo è progettato per semplificare e rendere più efficiente l’accoglienza dei nuovi assunti, combinando diversi aspetti come la firma di documenti, l’inserimento di dati personali, la partecipazione a corsi di formazione obbligatori, e l’assegnazione di Dispositivi di Protezione Individuale (DPI) necessari per compiti specifici. Non solo, il modulo permette di gestire anche processi che vanno oltre l’onboarding, con il crossboarding, le trasferte dei dipendenti, il cambio ruolo o sede e così via. La capacità di gestire tutti questi elementi attraverso una piattaforma unificata non solo migliora l’esperienza dei dipendenti, nuovi o già assunti, ma rappresenta anche un vantaggio significativo per i manager e il team HR, ottimizzando i tempi e riducendo le possibilità di errore.
Integrare HR e finanza: i vantaggi
Le imprese più innovative hanno capito che vale la pena abbattere le barriere esistenti tra reparto HR e gestione delle finanze aziendali: il modo migliore per farlo è integrare i dati HR con quelli relativi alla finanza. Si pensi quali potrebbero essere i vantaggi, per esempio, di poter stimare automaticamente i premi di produzione in base ai dati relativi all’analisi delle performance individuali integrati con quelli relativi alle performance aziendali nel medesimo periodo.
Come arrivare a un sistema dati HR integrato
Le possibili integrazioni che possono essere fatte nel campo degli strumenti software utilizzati in azienda sono le più diverse: si pensi per esempio all’integrazione tra un Integration of Applicant Tracking System con il software utilizzato dall’azienda per l’onboarding dei nuovi assunti; o all’integrazione tra uno strumento per il time tracking e un software payroll; o all’integrazione tra un HR Analytics e uno strumento per misurare il livello di engagement; o ancora, all’integrazione tra un Performance Management System con un Learning Management System. Come si può vedere, non ci sono davvero limiti ai risultati raggiungibili.
Ma da dove iniziare per avere un sistema dati HR integrato? Per prima cosa è bene individuare gli obiettivi specifici ai quali puntare, scegliendo tra i vantaggi visti sopra; in secondo luogo, è necessario valutare gli strumenti attualmente presenti in azienda, per capire quali effettivamente dovrebbero essere integrati per raggiungere i target prefissati. A quel punto si potrà capire quanto effettivamente vale la pena realizzare degli strumenti ad hoc per integrare soluzioni non comunicanti, valutando eventualmente l’idea di puntare su un software nativamente portato all’integrazione.
La soluzione integrata per le risorse umane: TeamSystem HR
TeamSystem HR è il software HR per la gestione All-in-One delle risorse umane: attraverso quest’unica soluzione è possibile controllare ogni singolo processo relativo al capitale umano, dallo Human Capital Management fino alla Sicurezza sul Lavoro, dalla Gestione fino all’Amministrazione quotidiana. Tra gli strumenti di TeamSystem HR ci sono, infatti, le funzionalità per l’elaborazione paghe e per la pianificazione dei turni, il controllo degli accessi e la rilevazione delle presenze, ma anche il modulo per la gestione dei mezzi aziendali, le iniziative di welfare, le funzioni per la gestione di viaggi e trasferte, e via dicendo. Il tutto in un’unica soluzione integrata e completa.