Nel 2018 butta la carta

L’arrivo dell’anno nuovo porta inevitabilmente con sé piccoli bilanci e grandi promesse, che ci facciamo per migliorare qualcosa di cui non siamo pienamente soddisfatti. Qualcuno si promette che andrà a dormire prima la sera, qualcuno che andrà più spesso in palestra. Qualcuno deciderà che da domani dedicherà più tempo alle proprie passioni, o che chiamerà la mamma più spesso. Tante promesse che facciamo a noi stessi hanno un fattore comune: il tempo.

Io quest’anno voglio farmi una promessa grande, che credo mi offrirà il modo di avere più tempo da dedicare alle persone e alle cose che amo. Io quest’anno mi prometto che migliorerò il mio modo di lavorare. Mi faccio questa promessa perché credo che ci siano tanti fattori sui quali posso agire per lavorare meno tempo e con risultati migliori.

Avvalendosi della tecnologia e dei software di ultima generazione, sono molteplici i fronti sui quali si può intervenire: dalla fatturazione elettronica alla gestione del parco clienti, dai gestionali integrati agli strumenti web. Io ho deciso di iniziare facendo ordine. Nel mio piccolo ufficio in casa c’è carta da tutte le parti. Ci sono appunti, faldoni, buste con fatture e documenti importanti. Non voglio più avere tutto lo spazio invaso dalla carta e dalla polvere, voglio mettere delle belle piante e creare un ambiente di lavoro più confortevole. In azienda poi, abbiamo un’intera stanza occupata dall’archivio della documentazione che va conservata per 10 anni. Ma quella stanza costa e non rende niente, paghiamo un affitto solo per tenere la carta. È il momento di cambiare il sistema di archiviazione.

Con l’acronimo DMS (Document Managenet System, letteralmente “sistema di gestione dei documenti”) vengono classificati tutti i software e sistemi informatici che svolgono la funzione di archiviazione documentale. Si può identificare come sistema di gestione documentale anche un sistema creato sul proprio pc, formato da cartelle e sottocartelle che ricreino le logiche di un archivio e aiutino ad ordinare una parte dei documenti. Tuttavia, per quanto sia una soluzione informatica, questo è un metodo rudimentale che presenta diversi limiti che hanno un impatto significativo sui processi lavorativi: non facilita la condivisione delle informazioni, ha un’accessibilità molto limitata, impedendo il lavoro in mobilità, non permette la conservazione sostitutiva, ha un livello di sicurezza molto ridotto.

Io punto ad un risultato più significativo: non voglio solo che venga buttata la carta, voglio che la carta venga buttata grazie alla digitalizzazione dei processi. Questo mi permette di risparmiare non solo sulla gestione dell’archivio fisico, ma anche di rendere la mia azienda più competitiva. Infatti, quando le informazioni sono condivise in modo efficace, i processi diventano fluidi e il risparmio di tempo e risorse è sostanziale.
La conservazione sostitutiva a norma di legge permette alle aziende, obbligate a conservare determinati documenti, di risparmiare sui costi di stampa, gestione e archiviazione. Gartner Group,  leader mondiale nella consulenza strategica, ricerca e analisi nel campo dell'Information Technology, ha effettuato una stima secondo la quale per ogni dollaro speso per stampare un documento, ne verranno spesi altri 9 per gestire il documento fino alla sua dismissione. È chiaro quindi che l’utilizzo della carta ha un impatto che non può essere trascurato.

L’introduzione di un DMS (Document Mangement System), o di un sistema di conservazione in Cloud, è un fattore strategico per migliorare organizzazione e produttività, e per operare in modo efficace il taglio dei costi legati alla gestione cartacea dei documenti. Nella scelta di un DMS, per sfruttare al meglio le sue potenzialità, è bene sceglierne uno accessibile via WEB e integrato con il gestionale, per migliorare ulteriormente la condivisione e la gestione del tempo.
Une delle potenzialità più grandi di un DMS è la vera e propria gestione del flusso documentale dell’azienda. Attraverso un sistema di notifiche, ogni utente viene avvisato in tempo reale dell’immissione nel sistema di un documento. In questo modo, oltre a gestire ritardi e scadenze, è possibile in ogni momento verificare lo stato di avanzamento eliminando completamente il rischio che i documenti vengano “persi”, come spesso accade.